PJ:Project

Software PJ:Project je univerzální nástroj pro management projektů. Udržuje veškeré podstatné informace o projektech, jako jsou plány časové a finanční, průběh realizace projektu, aktuální náklady, alokace zdrojů atp.

PJ:Project lze použít jak pro management jednotlivých projektů, tak pro celé firemní projektové portfolio, kdy lze s výhodou využít vlastnosti postupného plánování pro řízení alokace vnitřních zdrojů firmy.

Management projektů

Pro většinu společností je pro plánování budoucích projektů nejdůležitější informace o dostupnosti vnitřních zdrojů v čase. Projekty, které používají stejné zdroje ve stejném období je nutné buď v čase posunout, nebo nedostatkové zdroje doplnit.

Aby bylo možné získat přehled o budoucím zatížení těchto vnitřních zdrojů (pracovníků), je nutné všechny projekty plánovat již ve velmi raných fázích, kdy ještě nejsou přesně známé detailní činnosti projektu.

Plánování

Aplikace PJ:Project pracuje na principu postupného zjemňování plánu. Nejprve jsou naplánovány například základní fáze projektu – nejvyšší úrovně hierarchie plánu -- a odhadnuty velikosti teamů. Členové těchto teamů nejsou jednotliví pracovníci, ale profesní role. Každý člen (role) teamu má přidělenu časovou alokaci pro každou fázi.

Zjemňováním původního plánu v průběhu života projektu až na atomické činnosti dochází ke zpřesnění odhadů.

Realizace

Atomické činnosti jsou před tím, nežli je činnost zahájena, přiřazeny konkrétním pracovníkům. Jakmile pracovník začne vykonávat přidělenou činnost, zaznamenává průběh této činnosti do systému. Pro managera projektu (a ostatní zainteresované osoby) je přístupný přehled okamžitého stavu a historického průběhu práce na každé atomické činnosti a také sumárně na vyšších úrovních.

Okamžitě je též dostupná informace o nákladech na jednotlivé činnosti, jak plánované tak již zrealizované a probíhající.

Produkce

Jakmile je projekt ukončen a implementovaný produkt je nabízen klientovi, je možné sledovat skutečné výnosy realizované produktem, který sledovaný projekt implementoval a porovnat tyto hodnoty s plánovanými výnosy. Tím je možné získat přehled o skutečné návratnosti investice.

Management portfolia projektů

Program PJ:Project samozřejmě dovoluje řídit jakékoli množství projektů současně. Projekty se mohou nacházet v různých fázích a mohou být řízeny různými projektovými manažery. V portfoliu tedy nemusí být jen projekty v realizaci, ale i zatím neschválené záměry obsahující prvotní odhady nákladů a výnosů, odhady časování realizace a budoucí potřeby zdrojů. Tím je zpřístupněno řízení celého portfolia firemních projektů s výhledem do budoucna.

Na základě zvolených indikátorů lze porovnávat projekty mezi sebou a určovat priority těchto projektů. Počet a druh indikátorů záleží na konkrétní implementaci tohoto programu. Může to být například ROI, předpokládaná doba a cena implementace ve členění cena práce a materiální náklady, odchylky skutečných a plánovaných veličin (pro projekty ve fázi realizace), například čas potřebný pro vykonání aktivity, odvedená práce, ukončení pracovních úkolů, dostupnost klíčových zdrojů (interních rolí i například externích kapacit dodavatele) v čase (až na jednotlivé dny), atp.

Flexibilita programu PJ:Project

Program je koncipován modulárně. Jeho základní datový model může být libovolně rozšiřován. Stejně tak jsou přizpůsobitelné veškeré uživatelské panely (obrazovky) konkrétním požadavkům, a to včetně přehledových dashboards. Díky této vlastnosti lze přizpůsobit chování programu konkrétní projektové metodice klienta, včetně schvalovacího procesu projektů a prezentace stavu projektů managementu společnosti.